Cap Digital et Futur en Seine sont présents dans plusieurs événements tout au long de l’année un peu partout dans le monde. Régulièrement le blog sera l’occasion de vous raconter ce que l’on y a vu : les technologies, les formats d’événements, les découvertes, les speakers… Bref tout ce que vous n’avez pas pu voir !

Le Web Summit a eu lieu cette année à Dublin du 4 au 6 novembre. La conférence est passée en 4 ans de 400 à 22 000 participants, devenant un événement incontournable pour les startups et les investisseurs. Comment expliquer une telle croissance ? Des têtes d’affiche qui créent le buzz ? Les pubs crawls dans Dublin et les flots de Guinness? Oui, mais plus encore, comme l’explique Paddy Cosgrave, le directeur du Web Summit, sur le blog de l’événement, c’est la science des data appliquée à l’organisation d’événement qui est à l’origine de sa croissance spectaculaire.

Un événement incontournable

Qu’est ce qui fait du Web Summit un événement incontournable ? Quelques chiffres se passent de commentaires : 20 000 personnes présentes, 2160 startups exposantes (97 pays en 2013), 800 investisseurs, 1200 journalistes internationaux et 614 intervenants renommés dont les fondateurs de Tumblr, Oculus VR, et Nest, Peter Thiel (Founders Fund), Padmasree Warrior (Cisco Systems) ou encore Drew Houston (Dropbox).

L’événement avait lieu sur un site historique dans la banlieue sud de Dublin, les locaux de la Royal Dublin Society, fondée le 25 juin 1731 pour « promouvoir et développer l’agriculture, les arts, l’industrie, et la science » en Irlande.

Le programme de conférences se déroulait en simultané et en continu sur dix scènes différentes avec un programme en continu dont le Digital Marketing Summit, l’Internet of Things Summit, le Enterprise Summit, et le Builders Summit.

Les réussites du Web Summit

Qu’est-ce qui a particulièrement bien fonctionné au Web Summit ? Les entrepreneurs avec qui j’ai eu l’occasion de m’entretenir ont tous souligné la qualité du networking. Du point de vue d’une organisatrice d’événement, c’est le caractère « agile » de la programmation qui suscite l’admiration !

Le matchmaking startups/ investisseurs s’est fait notamment via le programme START (150 startups au plus gros potentiel invitées à pitcher devant les investisseurs).

La qualité du networking s’appuyait sur une application conçue spécialement pour les 3 jours du Web Summit, un « Tinder pour conférences » comprenant une fonctionnalité de chat. Son utilisation sur les lieux de la conférence était néanmoins limitée par l’absence de wifi qui fonctionnait par intermittence. Un algorithme avait été conçu par les équipes pour connecter les présentations de startups aux « venture capitalists » susceptibles d’être intéressés.

Mais plus encore que l’application dédiée, ce sont les pubs crawls qui sont l’outil le plus efficace de networking au Web Summit: chaque soir, une sélection de pubs du centre ville de Dublin – 30 au total – sont dédiés aux « after parties » du Web Summit ». On peut y croiser les investisseurs et grands patrons. Certaines soirées sont sponsorisées par des marques telles que Twitter ou Salesforce et l’entrée est réservée aux invités.

Le 30 octobre, soit 5 jours avant le début du Web Summit, l’équipe annonçait la participation de Bono à l’événement, créant un effet d’annonce maximum. Chaque jour, les visiteurs découvraient de nouveaux exposants : les startups exposaient uniquement une journée sur les trois. Elles étaient remplacées le lendemain par un nouveau « batch » de startups, donnant au contenu de l’événement un caractère « agile » et jamais figé.

Enfin, on peut saluer la gestion logistique fluide, admirable compte tenu du volume de l’événement. Les trois grands sites qui constituent la RDS arena sont situés à quinze minutes de marche les uns des autres, dont un dédié au déjeuner, le « food summit » ; un escadron de volontaires gérait les flux de visiteurs d’un site à l’autre. Etudiants pour la plupart, ils étaient tous ravis de contribuer au plus grand événement de Dublin.

Les leviers de leur croissance

Selon Paddy Cosgrave, le directeur du Web Summit, la croissance du Web Summit repose sur le recrutement d’une équipe de data scientists. Mais son succès s’appuie sur d’autres leviers plus traditionnels : un budget conséquent, des têtes d’affiche et surtout, le soutien entier et dévoué de la ville de Dublin et de ses habitants.

• La data science appliquée à l’organisation d’événement : la « Science Network »

Une équipe de data scientists composée d’ingénieurs informatiques et de physiciens a été recrutée pour concevoir un algorithme afin de donner à chaque participant la meilleure expérience de networking possible, avant (sur le site web), pendant (dans les pub crawls) et après l’événement.

• Des têtes d’affiche qui créent le buzz

Aux côtés de Bono et d’Eva Longoria, les CEO les plus renommés venaient compléter une programmation pensée pour susciter le plus d’agitation possible sur les réseaux sociaux.

• Un webmarketing agressif

Des ads facebook, les liens sponsorisés twitter, se présentaient depuis plusieurs mois dans les flux de n’importe quelle personne liée de près ou de loin au numérique, lui donnant l’impression « d’être un looser » s’il ne prenait pas son ticket pour le Web Summit.

• Le budget à la hauteur de l’événement

Les prix des billets étaient somme toute habituels pour un événement professionnels : 395 € early bird, 1618 € pour late bird. Multipliez par 20 000 visiteurs, et la billetterie devient une vraie source de revenus.

• Une évaluation qualitative

L’équipe du Web Summit avait installé des centaines de caméras GoPros sur le site de la conférence pour enregistrer tous les aspects de l’événement et mesurer le flux de visiteurs, les points d’étranglement, le nombre et la durée des interactions, le nombre de visites sur chaque stand. Toujours dans un souci d’évaluation qualitative les organisateurs mesurent également les fonds levés dans l’année qui suit par toutes les startups ayant participé au Web Summit.

• Le soutien de la ville de Dublin

La conférence génère 130 M d’euros pour la ville. Le Dublin City Council s’est donc mobilisé pour préparer la ville à accueillir 20 000 visiteurs. Au-delà du soutien des pouvoirs publics, c’est de l’appui d’une ville entière qu’a bénéficié le Web Summit, depuis les hôteliers en passant par les patrons de pubs, jusqu’aux étudiants volontaires.

Quels enseignements pour les organisateurs d’événement ?

Plusieurs visiteurs ont décrié une conférence chaotique : trop de gens, trop de startups, trop de tables-rondes et de pitchs. Paddy Cosgrave gère son événement comme une startup et l’objectif du « passage à l’échelle » entrave parfois la qualité de l’expérience du service.

En dépit de ces critiques, le Web Summit constitue une mine d’enseignements pour les organisateurs d’événements, dont certains seront mis en pratique pour Futur en Seine 2015 !

Camille Pène, directrice de Futur en Seine 2015